校内制度规定

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  • 江西科技师范大学会议费管理办法
  • 来源: 更新时间:2019-06-04 16:55:02 点击数:次 字体:【

  • 江西科技师范大学会议费管理办法


    第一章总则

    第一条为贯彻落实《江西省党政机关厉行节约反对浪费实施细则》,进一步加强和规范学校会议费管理,严格控制会议费支出,根据《江西省省直机关会议费管理办法》(赣财行[2017]26)、江西省《关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见》(赣办字[2016]97)等文件规定,结合学校实际,制定本办法。
    第二条  本办法适用于学校各层面举办或承办的各类会议、论坛,进行分类规范管理,包括国内行政管理会议、国内教学科研业务会议、在华举办的国际会议,学校各单位内部日常召开的会议、学校各层面承办的社会培训活动不作为会议费管理。

    (一)行政管理会议是指为学校管理工作而举行的会议,包括工作总结会、工作布置会、工作座谈会、党务工作会以及使用民主党派、社会团体、学会、协会等相关经费召开的各种会议等。

    其中,使用民主党派、社会团体、学会、协会等相关经费召开的各种会议是指根据有关法律法规、章程召开的代表大会、会员大会、换届会议等会议。

    教学科研业务会议指教学科研活动直接相关的业务性会议,包括各类教学及学术交流会、研讨会、座谈会、学术论坛、咨询会、答辩会、评审会、中期检查会、验收会等。教学科研业务会议的开支来源于教学经费、专项经费及科研经费(包括纵向、横向科研经费)等。

    在华举办的国际学术会议是指在我国境内举办的、经上级批准的在我国境内举办的,与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的年会、例会、研讨会、交流会、论坛等会议。

    与校外其他单位共同举(承)办会议,我校是协办单位的,须与举(承)办方签订协议,协议内容应明确双方承担项目内容、金额;受上级主管部门或其他部门委托承办会议,应取得委托单位的正式通知,按本办法标准执行。

     确因工作需要委托会务公司承办的会议,需按学校采购流程报批,在会议开支范围和标准定额内与承办方签订合同,地点须在政府采购指定会议定点场所内选择,会议承担的邀请专家城际间交通费、课酬不包括在委托合同内,按相关规定执行。

     对于有赞助收入的国内会议,应与赞助方签订赞助协议确定双方权利和责任。

     各单位举办会议取得的会务费和赞助费等会议费收入,应当开具合法票据,收入必须及时全额上交学校,严禁自收自支。

      举办的会议应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。

     会议费使用和管理职责会议举办(承办)者是会议费的直接责任人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和准确性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

    财务部门是会议费的专业核算机构,依据有关财经法律法规、会议费管理办法和各单位审批结果,实施会议费报销管理和服务。

    第二章会议审批及预算管理

    第九条会议审批

     学校对各类会议实行事前审批制度,未经审批,各单位不得擅自对外承办(承接)各类会议。已审批准予举办的会议按照“谁承办,谁负责;谁批准,谁监管”的原则,由具体承办(承接)人员负责各项会务工作与会人员食宿安排需在会议审批时明确。不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。会议召开前填写《江西科技师范大学会议审批及预算表》(附件1),按以下相关程序审批 

    (一)校级层面举办的会议由学校党委会、校长办公会或学校主要领导负责审批。

    (二)校属单位举办的国内业务会议,由会议举办单位根据业务性质和经费类别,在报经教学、科研和学科建设等相关职能管理部门审核后,报分管该业务校领导审批。

    (三)校属单位举办的国内行政管理会议,由会议举办单位报分管或联系校领导审批

    (四)在华举办的国际会议,由会议举办单位先报国际合作与交流处、宣传部审核,并报经学校会议审议后,按规定报送上级有关部门批准。

    (五)科研项目经费举办的会议,所在部门先签署意见,再由项目负责人报科研处审批。

    会议预算

    会议预算主要包括:会议名称、主要内容、时间、地点、举办会议的方式(自主举办、受托承办、协助举办)、代表人数(二类会议参会人员不得超过150、三类会议参会人员不得超过130.四类会议参会人员视内容而定,一般不超过50人)、工作人员人数(工作人员数量控制在会议代表人数的10%以内、天数、所需经费及支出项目名称等。会议经费预算要细化到具体的开支项目。

    严禁无预算、超预算、超标准开支。因特殊情况,确需超过标准列支的,举办单位应事先提出书面报告,并按审批程序报批。未经批准的,超标费用一律不予报销。

    十一会议会期、地点

    会议经费非来源于学校预算资金的教学科研业务会议的天数,根据教学、科研活动的实际需要,本着从紧控制的原则,自行安排,原则上不超过3天,包括会议报到和离开时间;会议经费来源于校预算资金的会期一般不得超过2天,包括会议报到和离开时间。

    学校主办和承办的各类会议原则上在校内举办,充分利用校内资源。确需在校外举办的会议必须书面报经分管或联系的校领导审批必须到政府采购指定会议定点场所召开,并按照协议价格结算费用,任何会议均不得到国家明令禁止的风景名胜区召开。

    第三章会议费开支与报销管理

    十二会议费开支范围

    会议费开支包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、办公用品费、文件印刷费、医药费等。国际会议还可包括同声传译人员翻译费、同声传译设备租赁费等。

    会议交通费是指用于会议代表接送站、统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间的交通费,按照差旅费管理办法规定回原单位报销。

    第十  确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议发生的城市间交通费、国际旅费应纳入会议费预算,按照学校差旅费管理规定报销,但不计入会议费综合定额;

    第十  会议期间需要邀请校外专家开展学术讲座、咨询,发放给专家的讲课费标准参照学校有关管理办法执行;讲课费、咨询费不包括在会议费定额中,发放时须附专家工作单位、职称、签字,不可代签代领,原则上通过银行转入个人银行卡结算。

    十五会议费开支标准

    会议费开支实行综合定额控制。综合定额标准为会议费开支上限,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

    在江西省内召开的会议,会议费综合定额标准如下:

    单位:/人·天

    会议类别

    住宿费

    伙食费

    其他费用

    合计

    备注

    会议经费非学校预算资金的会议

    300

    110

    30

    440

    江西省类会议标准

    会议经费来源于学校预算资金的会议

    280

    100

    20

    400

    江西省类会议标准

    在华举办国际会议

    420

    130

    50

    600

    江西省一类会议标准

    :如遇江西省有关会议费定额标准调整,上述定额标准将自动随之调整。

    在省外召开的会议,会议费综合定额参照会议所在地党政机关会议费标准执行(国内业务会议按类会议标准,国内管理会议按类会议标准,在华举办国际的会议按一类会议标准)

    (一)综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

    (二)综合定额标准是会议费开支的上限标准,各单位应在综合定额标准以内结算报销,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在报销时单独说明,并按会议审批流程报批。

    (三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行。

    (四)在江西省党政机关会议定点场所举办会议,可按其规定的收费标准,据实列支住宿费、伙食费、场租费。

    十六下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额内,从相应的支出科目中据实列支:

    (一)邀请专家学者的差旅费。对确因工作需要邀请校外专家学者参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照学校相应标准在差旅费或相关经费中报销。

    (二)参会专家学者人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家学者发放咨询费、讲课费、劳务费等,发放标准严格遵从上级和学校相关规定。

    (三)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

    (四)会议论文出版费

    第十会议经费原则上不允许列支设备购置费。相关人员经费开支要规范管理,发放应采取银行转账等非现金方式支付。

    第十对于全部使用学校经费(含校属单位经费)举办的会议,举办单位不得再向参会人员收取费用;对于部分使用学校经费举办的会议,举办单位可按照成本补偿的原则,适当向参会人员收取会务费,补充会议经费。

    十九  各单位在会议结束之后应当及时汇总各项资料和票据,原则上在会议结束一个月内及时结账一次性报销完毕。结账后收取的会议费如有结余,应及时交回学校财务,不得滞留在校外或账外。会议费报销时应当提供

    江西科技师范大学会议审批及预算表(附件1

    江西科技师范大学会议费报销单(附件2

    (二)会议通知(包含会议议程)

    (三实际参会人员签到表

    (四会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证委托协议(合同)等资料。

    二十会议费支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。

    第四章监督与问责

    二十一会议举办单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

    二十二学校审计,财务等部门,对会议举办单位的会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

    (一)会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

    (二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

    (三)会议费报销手续是否符合规定。

    (四)会议费管理和使用的其他情况。

    二十三严禁会议举办单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

    不得组织参会人员旅游和与会议无关的参观;严禁以任何名义发放纪念品。

    二十四违反本办法规定,有下列行为之一的,学校将依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任

    (一)计划外召开会议的;

    (二)以虚列、冒领手段骗取会议费的;

    (三)虚列会议人数、天数等进行报销的;

    (四)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

    (五)违规报销与会议无关费用的;

    (六)其他违反本办法行为的。

    第五章附则

    第二十本办法由财务处负责解释,未尽事项参照《江西省省直机关会议费管理办法》(赣财行[2017]26有关规定执行。

    第二十本办法自办法颁布之日起执行。

    江西科技师范大学会议费报销单.docx江西科技师范大学会议审批及预算表.docx